私は会社で上位者(マネジメント)向け報告のためにプレゼン資料を作成する機会があるのですが、その資料作成というのが体力的、精神的にキツイ。
自分の仕事の成果物に関する説明とその数字をまとめたもの、そしてその数字がなぜ妥当なのかを分析した結果を報告に加えるのです。
上位者というのは数字に厳しいので、なんでこんなに数字が大きいんだとか、なんでこんなに類似の比較対象と大きく違ってるんだとか、色々と説明を求めらる。答えられないと言うことは分析が甘いということ。そして分析が甘いと言うことは、数字に責任をもっているとはみなせない、ということなんです。似たような経験をある人はたくさんいるでしょう。
その報告を出すまでが大変なのですが、例えばこんな感じ。
(1) データをまとめて分析を開始。
(2) 分析を終えてプレゼンにまとめる。
(3) 上司にコメントを受ける。データの細かい整合性がとれていないとか、さらに深い分析をしろとか、プレゼンの構成をなおせとか。（というか好みがあるならあらかじめテンプレート用意しろや、という話ですが。）
(4) コメントを修正中に生データがおかしいことに気が付く。データ提供元に確認を開始すると、一部のデータが間違っていたことが発覚。
(5) 生データを修正すると、先にやった分析方法では分析しきれないことが分かったので、分析をやりなおし。
(6) 反映したプレゼンを上司に見せる。上司は私に「なんで元データが間違ってるんだ？品質管理どうなってんだ？データ提供元に確認しろ」と命令。データ提供元に確認して上司に報告。上司も「しょうがねえな」と渋い顔。
(7) 新しいデータと分析結果ができたが、「これだけ上位者に見せてももっとたくさん突っ込まれるだろう」という上司の経験的判断のもと、ある数字はあえて削除したり、別の分析を加える。加えて質疑応答のときだけに見せる参考資料のスライドを10枚用意。
(8) ところが上司が上位者と立ち話すると、その上位者はあるKPI (Key Performance Indicator)を重点的に調べたいと考えていることが発覚。上司はそのKPIに関してさらなる分析しろと私に命令。
(9) やっとのことでプレゼンを完成させて上司に見せると、細かい”てにをは”をまた訂正される。直してやっと完成。
何回やり直しさせんだよ (怒)(怒)(怒)
ちなみにこの作業に費やした時間はおよそ80時間。仮にこの作業をやらなかったとしても会社の業績への影響はゼロなんですが、それでも何か数字を出すときは、その数字の根拠や妥当性が正しいことを証明するために、多くの時間を割いているんですね。
説明する相手が多ければ多いほど、資料作成に費やす時間は多くなる。何故なら分析が増えるし、見せ方も変わるから。そして相手の「好み」も入ってくる。
しかし、最近やったプレゼンでは、質疑応答に鋭いものはなく、質疑応答用の参考スライドは1枚も使わず ww
良く言えば準備バッチリ。悪く言えば深読みしすぎて無駄な作業をしまくり。って感じですね。
本音をいえばこんな資料作成に80時間もかけて私に得るものは何もないのですが、これで給料をもらえるのはある意味オイシイと言えなくもない ww
しかし、こんなことやってるから生産性が低いって言われるんだろうな ww
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資料の完成度を限りなく高めることを要求する上司もいれば、ブチ切れて意味不明なことを喋る上司もいる。人生いろいろ～上司もいろいろ～ ww
こういうのってでも多分、実際自分が上司の立場になったら、
それぐらいやらせないと不安だったりするんだろうなあ、きっと
コメントありがとうございます。
そうですね。立場が変わったら逆に私もウザい上司になっているかもしれません ww
そうならないように指示をうまくやるとか工夫が必要ですね。