生活

コミュニケーション能力とは結局何か

投稿日:2018年12月7日 更新日:

チャンドラです。

 

今回はコミュニケーション能力とは何かについて書いてみます。

 

 

コミュニケーション能力とは?

 

私が社会人になる前に就職活動をしていたころ、企業が学生に求める能力として1位を占めていたのは「コミュニケーション能力」でした。私がそのとき考えたのは、「大学・大学院で学問ばかりやっていて、コミュニケーション能力が一番大切だなんて、アホクサ!」でした。

 

その後社会人となり入社して間もないころ、教育担当のベテランの上司に言われたのは「コミュニケーションってね、本当に難しいんだよ。」私がそのとき考えたのは、「ふ~ん」でした。

 

それでもコミュニケーションの意味を理解できなかった私は、その後多くの先輩に叱られながらコミュニケーション能力とは何かを理解し、少しづつ身に付けていきました。そして今断言できるのは、「コミュニケーション能力がないと仕事を進めることができない」です。

 

何故なら組織で働くということは、「人を動かして物事を前に進め、終わらせる」だからです。そして人を正しく効率よく動かすには、「相手に自分の意図を正しく伝え、相手の意図を正しく理解する」ことが必要で、そのためにコミュニケーション能力が必須だからです。

 

では仕事におけるコミュニケーション能力とは結局何か?それは次の2つだと思います。

 

1. 相手に聞かれたことを、相手の質問の意図を汲んで回答できる

2. 相手に伝えるとき、相手に何をしてほしいかを明確にできる

 

あまりにも当たり前なことですが、あまりにもこれが出来ていない人が多い、というのが感想です。私も同様でまだまだ出来ていないな、と思うことが多いです。

 

 

相手に聞かれたことを、相手の質問の意図を汲んで回答できる

 

上司と部下の会話でよくこのような場面があります。

 

「この前頼んだあの作業はどうなっている?」

「作業するうえでXX会社の●●さんに△△を確認する必要があったので、今聞いているところです。」

 

この場合部下は上司の質問に対して回答していません。なぜなら上司が知りたいのは「依頼した作業が終わっているのか、終わっていないのであればどこまで終わっていて何が終わっていないのか」です。

この部下は上司の質問の意図をくみ取っていないのです。ですから上司は部下に再び質問しなくてはなりません。「それでいつ終わるの?」

 

質問された人は質問者の意図をくみ取る必要があります。従って質問者の意図が分からない場合は、その質問の背景を尋ねることも効果的です。なぜなら質問の背景を聞かないと、どこまで詳細を説明する必要があるか判断できないためです。

 

ただし、先に挙げた上司の質問に対して、部下が質問の背景を聞くのは下策でしょう。なぜなら上司が部下の作業の進捗を知りたがっているのは当たり前だからです。このあたりの分別がつくかつかないかは社会性に依ると思います。

 

相手に伝えるとき、相手に何をしてほしいかを明確にできる

 

部下が上司に次のような報告をしていることを耳にしませんか?

 

「すみません、頼まれていた作業ですが、●●さんからの情報を待っているところなので、今日中に終わりません。」

 

この場合部下は上司に伝えるべきことを明確にしていません。部下は上司に「期日を伸ばして欲しい」と言う希望を明確に伝えるべきで、その承諾を受けるために自分はこれだけ努力しているという姿勢も含めて伝えるべきです。そうでないと上司は再度質問しなくてはなりません。「それでどうしたいの?いつまでに終わるの?」

 

例えば次のような説明が望ましいのではないでしょうか?

 

「すみません、頼まれていた作業ですが、●●さんからの情報を待っているところなので、今日中に終わりません。ですが、△△さん経由で●●さんを督促しているので2日後には完了する予定です。だから2日だけ伸ばしてください。」

 

 

まとめ

 

まとめると、仕事における大切なコミュニケーション能力は次の2つです。

 

1. 相手に聞かれたことを、相手の質問の意図を汲んで回答できる

2. 相手に伝えるとき、相手に何をしてほしいかを明確にできる

 

これができないと、無駄なやりとりが発生して大変非効率です。特に時差のある海外とメールでやりとりをする場合、これらを心掛けないと、1つの問い合わせが完結するまでに3日以上かかることなど普通に起こりえます。

 

そして繰り返しますがこれが出来ていない人は結構多いです。皆さんもまわりの会話を聞いてみてください。

そして「自分ならこう質問する」「自分ならこう回答する」とシミュレーションして見てください。

これだけでもコミュニケーション能力を高めることができます。

 

それでは。

 

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